Konkurs ofert na organizację warsztatów PTW oraz Walnego Zebrania Sprawozdawczego w 2014 roku

13/12/2013

KONKURS OFERT NA ORGANIZACJĘ WARSZTATÓW POLSKIEGO TOWARZYSTWA WAKCYNOLOGII

oraz Walnego Zebrania Sprawozdawczego PTW
w Poznaniu w dniu 08.03.2014 r.
Ostateczny termin nadsyłania ofert: 06.12.2013 r. (godz. 24.00)
Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): 13.12.2013 r.

Proszę o kierowanie pisemnych ofert wraz z kosztorysem, uwzględniających minimalne wymagania ofertowe (szczegóły – patrz tab.):
1) pocztą elektroniczną na adres: Ilona-malecka@wp.pl (z kopią do jawysocki@pro.onet.pl)
2) pocztą kurierską na adres:
Polskie Towarzystwo Wakcynologii
Katedra Profilaktyki Zdrowotnej
ul. Smoluchowskiego 11, 61-179 Poznań
tel. sekretariat 61 8612 243, fax 61 8612 242

Roboczy tytuł: „Szczepienia ochronne w chorobach alergicznych„
Przewodniczący Komitetu Naukowego i Organizacyjnego: prof. dr hab. med. Jacek Wysocki (Uniwersytet Medyczny w Poznaniu, Przewodniczący Zarządu PTW)

Ostateczny termin nadsyłania ofert: do 06.12.2013 r. (godz. 24.00) 
Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): do 13.12.2013 r.

Parametr Oczekiwania Uwagi
Charakter wydarzenia naukowo-szkoleniowego Ogólnopolskie Warsztaty: program naukowy opracowany przez Komitet Naukowy prezentujący najistotniejsze zagadnienia dotyczące zasad wykonywania szczepień ochronnych u pacjentów z chorobami alergicznymi w formie:
– wykładów;
– paneli dyskusyjnych z udziałem zaproszonych ekspertów;
Walne zebranie członków PTW (po warsztatach)
Zleceniodawca (organizator) Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii kontakt: Przewodniczący Zarządu PTW
prof. dr hab. med. Jacek Wysocki
e-mail: jawysocki@pro.onet.pl
Podmioty odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowców oraz panelistów Komitet Naukowy V Warsztatów Wakcynologicznych oraz Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii honoraria dla wykładowców, zwrot kosztów przejazdów oraz zakwaterowanie – po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy).
Czas trwania 1 dzień W godz.: 10:00 -18:00
warsztaty: 10.00-15.00
lunch: 15.00-16.00
Walne Zebranie: 16.00-17.30
Data 08.03.2014 r. sobota
Grupa docelowa członkowie PTW
dodatkowo: pediatrzy, lekarze rodzinni, alergolodzy, immunolodzy i specjaliści innych dziedzin medycyny zainteresowani zagadnieniem szczepień ochronnych w chorobach alergicznych, pielęgniarki, pracownicy stacji sanitarno-epidemiologicznych
W ofercie należy wymienić liczbę lekarzy poszczególnych specjalności (spośród podanych obok) i pielęgniarek, do których oferent ma dotarcie przez własną bazę teleadresową,
Lokalizacja Poznań rezerwacja sali po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy)
Liczba uczestników Do 300 osób
Koszt uczestnictwa Dla członków PTW – bezpłatnie Stała opłata dla pozostałych uczestników – 50 zł
50% zniżka dla pielęgniarek
Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwa po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) Recenzja i zatwierdzenie materiałów przez Komitety Naukowy i Organizacyjny. W ofercie należy opisać planowane materiały szkoleniowe (np. przezrocza wykładowe drukowane, w wersji elektronicznej, inne; cz/b lub kolor; torba, teczka, segregator itp.)
Sponsoring konferencji pozyskiwanie sponsorów i finansowania po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) W ofercie należy opisać planowane źródła i sposób budowania budżetu oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie.
Rekrutacja uczestników, zaproszenie gości i promocja konferencji po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) W ofercie należy opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (efektywność) – z uwzględnieniem konferencji o tematyce wakcynologicznej i alergologicznej.
Katering – kanapki, ciastka, kawa, herbata, woda – przerwie w trakcie warsztatów
– ciepły lunch po za kończeniu warsztatów
zatwierdzany przez Komitet Organizacyjny
Hotele dla uczestników organizacja po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy); opłaty po stronie uczestników konferencji w ofercie należy zamieścić informację o sposobie rozwiązania problemu noclegów i ew. zniżkach dla uczestników konferencji.
Planowany budżet planowane przychody i wydatki w ofercie należy podać przybliżony kosztorys (z rozbiciem na poszczególne elementy kosztu, z wyszczególnieniem w osobnym punkcie kosztów własnych wykonawcy poniesionych w związku z organizacją warsztatów)
Kwota dla PTW 15% przychodu z tytułu uczestnictwa i sponsoringu w ofercie należy podać kwotę; termin przelania środków na konto PTW do 60 dni po warsztatach
Punkty edukacyjne tak; zgodnie z rozporządzeniem MZ; po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) dla uczestników i wykładowców
Zasada współpracy Umowa pomiędzy PTW a zleceniobiorcą na organizację warsztatów i Walnego Zebrania członków (zapisy umowy muszą się zgadzać z przedstawionymi w ofercie konkursowej) PTW zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez zleceniobiorcę (wykonawcę).
podpisanie umowy do 30 dni po ogłoszeniu wyników konkursu.
Inne oczekiwania wobec zleceniobiorcy (wykonawcy) Kompletna obsługa techniczna konferencji (z bezprzewodowym dostępem do Internetu), rejestracja uczestników, ankieta oceny wykładowców i organizacji konferencji, strona internetowa konferencji, cykliczne (co miesiąc) sprawozdania z postępu prac organizacyjnych składane Komitetowi Organizacyjnemu