Prosimy o kierowanie pisemnych ofert wraz z kosztorysem, uwzględniających minimalne wymagania ofertowe (szczegóły – w załączonej tabeli):
1) pocztą elektroniczną na adresy: hanna.czajka@onet.pl oraz jawysocki@pro.onet.pl
lub
2) pocztą kurierską na adres:
Polskie Towarzystwo Wakcynologii – Katedra Profilaktyki Zdrowotnej ul. Smoluchowskiego 11, 61-179 Poznań (tel. sekretariatu: 61 8612 243 / fax 61 8612 242)
Roboczy tytuł: V Ogólnopolski Zjazd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii w Lublinie
Przewodniczący Komitetu Naukowego: prof. dr hab. med. Leszek Szenborn (Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu, członek Zarządu PTW)
Przewodnicząca Komitetu Organizacyjnego: dr n. med. Barbara Hasiec -Ordynator Oddziału Chorób Zakaźnych Dziecięcych Szpitala Wojewódzkiego w Lublinie
Ostateczny termin nadsyłania ofert: 20.02.2013 r. (godz. 24.00)
Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): do 06.03.2013 r.
Wymagania szczegółowe:
| Parametr | Oczekiwania | Uwagi |
| Charakter wydarzenia naukowo-szkoleniowego | V Ogólnopolski Zjazd PTW: program naukowy prezentujący najnowsze osiągnięcia i doniesienia naukowe i szkoleniowe z dziedziny wakcynologii w formie:
opracowany przez Komitet Naukowy | |
| Zleceniodawca (organizator) | Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii | kontakt: Przewodniczący Zarządu PTW: prof. dr hab. med. Jacek Wysocki (e-mail:jawysocki@pro.onet.pl) |
| Podmioty odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowców oraz panelistów | Komitet Naukowy Zjazdu oraz Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii | bez honorariów dla wykładowców, panelistów i przewodniczących sesji, ale koszt ich uczestnictwa obejmujący zwrot kosztów przejazdów oraz zakwaterowanie po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy). |
| Czas trwania | 3 dni | od wczesnego popołudnia 1. dnia, do popołudnia 3. dnia |
| Data | 24-26.10.2013 r. | czwartek/piątek/sobota |
| Grupa docelowa | członkowie PTW | dodatkowo lekarze pediatrzy, lekarze rodzinni, lekarze specjaliści różnych dziedzin medycyny zainteresowani zagadnieniem szczepień, pielęgniarki, pracownicy stacji sanitarno-epidemiologicznych |
| Lokalizacja | Lublin | Wstępna rezerwacja: Centrum Kongresowe UP w Lublinie, dokonana przez Zleceniodawcę – możliwość skorzystania przez zleceniobiorcę (wykonawcę) z w/w rezerwacji |
| Liczba uczestników | 600- 800 osób | |
| Koszt uczestnictwa | opłata (250-450 zł) | zniżka 30% dla członków PTW, 30 % zniżka ew. dofinansowanie dla pielęgniarek zniżka przy wczesnej rejestracji |
| Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwa | po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | Recenzja i zatwierdzenie materiałów przez Komitety Naukowy i Organizacyjny. W ofercie należy opisać planowane materiały szkoleniowe (np. przezrocza wykładowe, wydanie specjalne czasopisma, inne; cz/b lub kolor; torba, teczka, segregator itp.) |
| Sponsoring konferencji | pozyskiwanie sponsorów i finansowania po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | |
| Sesje satelitarne | możliwe poza programem merytorycznym, nie równolegle (po stronie zleceniobiorcy/wykonawcy) | Po zatwierdzeniu przez Komitet Naukowy i Organizacyjny. Czytelnie oznakowane w programie i na miejscu obrad jako sesja satelitarna/promocyjna sponsora. Bez wystąpień promocyjnych (prezentacji firm) podczas programu merytorycznego. |
| Rekrutacja uczestników, zaproszenie gości i promocja konferencji | po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | W ofercie należy opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (efektywność). |
| Katering |
| zatwierdzany przez Komitet Organizacyjny |
| Program towarzyski | wydarzenie artystyczne (spektakl teatralny, operowy lub koncert) | zatwierdzany przez Komitet Organizacyjny |
| Hotele dla uczestników | organizacja po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy); opłaty po stronie uczestników konferencji | w ofercie należy zamieścić informację o sposobie rozwiązania problemu noclegów i ew. zniżkach dla uczestników konferencji. |
| Planowany budżet | planowane przychody i wydatki | w ofercie należy podać przybliżony kosztorys |
| Kwota dla Zleceniodawcy (PTW) | szacunkowo 20% przychodów z tytułu uczestnictwa i sponsoringu | w ofercie należy podać kwotę i termin przelania środków na konto Zleceniodawcy (PTW) |
| Punkty edukacyjne | tak; zgodnie z rozporządzeniem MZ; po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | dla uczestników i wykładowców |
| Zasada współpracy | umowa pomiędzy Zleceniodawcy (PTW) a zleceniobiorcą (wykonawcą) na organizację Zjazdu | PTW zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez zleceniobiorcę (wykonawcę). Podpisanie umowy planowane w ciągu jednego miesiąca po ogłoszeniu wyników konkursu. |
| Inne oczekiwania wobec zleceniobiorcy (wykonawcy) | Kompletna obsługa techniczna konferencji (z bezprzewodowym dostępem do Internetu), rejestracja uczestników, ankieta oceny wykładowców i organizacji konferencji, strona internetowa konferencji |
