| WYNIKI KONKURSU Do Komisji Konkursowej wpłynęły 3 oferty. W drodze postępowania konkursowego realizację organizacji konferencji PTW w Łodzi w dniach 22-24 X 2015 r. powierzono firmie Symposium Cracoviense. |
Konkurs ofert na organizację VI Krajowej Konferencji Naukowo-Szkoleniowej PTW 2015 w Łodzi w dniach 22-24.10.2015 r.
Prosimy o kierowanie pisemnych ofert wraz z kosztorysem, uwzględniających minimalne wymagania ofertowe (szczegóły – w załączonej tabeli):
1) pocztą elektroniczną na adres: jawysocki@pro.onet.pl oraz ilona-malecka@wp.pl
Roboczy tytuł: VI KRAJOWA KONFERENCJA NAUKOWO-SZKOLENIOWA PTW w Łodzi
Przewodniczący Komitetu Naukowego: prof. dr hab. n. med. Jacek Wysocki (Uniwersytet Medyczny w Poznaniu)
Przewodnicząca Komitetu Organizacyjnego: prof. dr hab. n. med. Ewa Majda-Stanisławska (Uniwersytet Medyczny w Łodzi)
Ostateczny termin nadsyłania ofert: 29.01.2015 r. (godz. 24.00)
Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): do 09.02.2015 r.
Wymagania szczegółowe (pobierz pdf):
| Parametr | Oczekiwania | Uwagi |
| Charakter wydarzenia naukowo-szkoleniowego | VI Krajowa Konferencja Naukowo-Szkoleniowa PTW: Program naukowy prezentujący najnowsze osiągnięcia i doniesienia naukowe oraz edukacyjne z dziedziny wakcynologii w formie:
opracowany przez Komitet Naukowy. | |
| Zleceniodawca (organizator) | Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii | kontakt: prof. dr hab. n. med. Jacek Wysocki (e-mail:jawysocki@pro.onet.pl) oraz dr n. med. Ilona Małecka (e-mail: ilona-malecka@wp.pl) |
| Podmiot odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowców oraz panelistów | Komitet Naukowy Zjazdu oraz Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii | bez honorariów dla krajowych wykładowców, panelistów i przewodniczących sesji, ale koszt ich uczestnictwa obejmujący zwrot kosztów przejazdów oraz zakwaterowanie po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) |
| Czas trwania | 3 dni | od popołudnia 1. dnia, do popołudnia 3. dnia |
| Data | 22-24.10.2015 r. | czwartek/piątek/sobota |
| Grupa docelowa | członkowie PTW (lekarze, pielęgniarki, pracownicy pionu SANEPID) | dodatkowo lekarze pediatrzy, lekarze rodzinni, interniści, lekarze specjaliści różnych dziedzin medycyny zainteresowani zagadnieniem szczepień, pielęgniarki i położne, samorządowcy odpowiedzialni za programy zdrowotne, dziennikarze działów naukowych i zdrowia |
| Lokalizacja | Łódź | wstępna rezerwacja (Aula Centrum Dydaktycznego Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, ul. Pomorska 251) dokonana przez Zleceniodawcę możliwość skorzystania przez zleceniobiorcę (wykonawcę) z w/w rezerwacji; w zarezerwowanej lokalizacji dodatkowo dostępne są także mniejsze sale na np. zajęcia warsztatowe; w celu realizacji programu konferencji konieczne 2 takie dodatkowe sale |
| Liczba uczestników | 600-800 osób | |
| Koszt uczestnictwa | opłata (pierwszy termin: lekarze – 300 zł; pielęgniarki i studenci – 200 zł) | zniżka 50% dla członków PTW opłacających udział indywidualnie (obowiązuje przy pierwszym/wczesnym terminie rejestracji) goście honorowi (maks. do 15 osób) i Zarząd PTW oraz Komisja Rewizyjna – bezpłatnie (nocleg i zwrot kosztów przejazdu po stronie zleceniobiorcy [wykonawcy]) |
| Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwa | po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | Recenzja i zatwierdzenie materiałów przez Komitety Naukowy i Organizacyjny. W ofercie należy opisać planowane materiały szkoleniowe (np. przezrocza wykładowe, wydanie specjalne czasopisma, inne; cz/b lub kolor; torba, teczka, segregator itp.) |
| Sponsoring konferencji | pozyskiwanie sponsorów i finansowania po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy); preferowane są firmy skuteczne w pozyskiwaniu funduszy także spoza sektora producentów szczepionek | |
| Sesje satelitarne | możliwe poza programem merytorycznym, nie równolegle | Po zatwierdzeniu przez Komitet Naukowy. Czytelnie oznakowane w programie i na miejscu obrad jako sesja satelitarna/promocyjna sponsora. Bez wystąpień promocyjnych (prezentacji firm) podczas programu merytorycznego. |
| Rekrutacja uczestników, zaproszenie i korespondencja ze wskazanymi wykładowcami i gośćmi honorowymi, promocja konferencji | po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | w ofercie należy opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej i innych zainteresowanych (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (efektywność) |
| Katering | zapewniający podstawowy komfort uczestnikom | szczegóły do uzgodnienia z Komitetem Organizacyjnym |
| Program towarzyski | wydarzenie artystyczne (np. spektakl teatralny, operowy lub koncert) | szczegóły do uzgodnienia z Komitetem Organizacyjnym |
| Hotele dla uczestników | organizacja po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy); opłaty po stronie uczestników konferencji | w ofercie należy zamieścić informację o sposobie rozwiązania problemu noclegów i ew. zniżkach dla uczestników konferencji |
| Planowany budżet | planowane przychody i wydatki | do oferty należy dołączyć kosztorys |
| Kwota dla zleceniodawcy (PTW) | szacunkowo 15% przychodów z tytułu uczestnictwa i sponsoringu | w ofercie należy podać kwotę i termin przelania środków na konto zleceniodawcy (PTW) |
| Punkty edukacyjne | zgodnie z rozporządzeniem Min. Zdrowia; po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | dla uczestników i wykładowców |
| Zasada współpracy | umowa pomiędzy zleceniodawcą (PTW) a zleceniobiorcą (wykonawcą) na organizację Zjazdu | PTW zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez zleceniobiorcę (wykonawcę); podpisanie umowy planowane w ciągu jednego miesiąca po ogłoszeniu wyników konkursu |
| Inne oczekiwania wobec zleceniobiorcy (wykonawcy) | – kompletna obsługa techniczna i logistyczna konferencji (z bezprzewodowym dostępem do Internetu) rejestracja uczestników, ankieta oceny wykładowców i organizacji konferencji wraz z podsumowaniem jej wyników przygotowanie i prowadzenie strony internetowej konferencji – organizacja zebrania Zarządu PTW w pierwszy dzień przed konferencją (optymalnie w hotelu; maks. do 3 godzin) – dokumentacja fotograficzna oraz końcowy raport z realizacji zadania złożony Zarządowi PTW w ciągu 6 tygodni po konferencji |
