Konkurs ofert na organizację konferencji warsztatowej PTW pt. „Szczepienia w gastroenterologii i reumatologii” (Warszawa, 19 marca 2016 r.)

16/11/2015
WYNIKI KONKURSU
W drodze postępowania konkursowego realizację organizacji konferencji warsztatowej PTW pt. „Szczepienia w gastroenterologii i reumatologii” w Warszawie w dniach 19.III.2016 r. powierzono firmie Grupa Medica.

Minimalne wymagania ofertowe

Roboczy tytuł: Konferencja warsztatowa (szkoleniowa) Polskiego Towarzystwa Wakcynologii „Szczepienia w gastroenterologii i reumatologii” (Warszawa, 19.03.2016 r.)

Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego: dr hab. Ernest Kuchar (Warszawski Uniwersytet Medyczny, członek Zarządu PTW)

Ostateczny termin nadsyłania ofert: 12.11.2015 r. (godz. 24.00)
Oferty zawierające planowany kosztorys (z uwzględnieniem kosztów wykonawcy w wyodrębnionym punkcie) prosimy nadsyłać drogą poczty elektronicznej na następujące adresy (oba): ilona-malecka@wp.pljoanna@kazubska.pl
Konkurs rozstrzyga Komisja Konkursowa powołana przez Zarząd PTW.

Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): 16.11.2015 r.

ParametrOczekiwania/wymaganiaUwagi
Charakter wydarzenia naukowo-szkoleniowegoKonferencja o charakterze warsztatowymPo zakończeniu programu naukowo-szkoleniowego Walne Zebranie członków PTW
Konieczna obsługa prawna zebrania przez kancelarię wskazaną przez PTW
Zleceniodawca (organizator)Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii
Klinika Pediatrii z Oddziałem Obserwacyjnym WUM
Kontakt w sprawie ofert:
ilona-malecka@wp.pl„,
joanna@kazubska.pl(sekretariat PTW)
Podmioty odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowcówKomitet NaukowyHonoraria dla wykładowców zaproszonych spoza PTW: 1200 zł netto
Bez honorariów dla wykładowców i przewodniczących sesji, członków PTW
Zleceniobiorca pokrywa koszt uczestnictwa wykładowców, przewodniczących sesji oraz Zarządu PTW, obejmujący zwrot kosztów podróży oraz zakwaterowanie
Czas trwania1 dzieńOd godz. 10.30 do 17.30
Data05.03.2016 r.sobota
Grupa docelowalekarze: pediatrzy, rodzinni, gastroenterolodzy dziecięcy, gastroenterolodzy, reumatolodzy
inni: pielęgniarki, pracownicy stacji sanitarno-epidemiologicznych, lekarze stażyści i studenci medycyny
lekarze specjaliści różnych dziedzin medycyny zainteresowani zagadnieniem szczepień, w szczególności gastroenterolodzy, reumatolodzy, lekarze medycyny podróży i specjaliści chorób zakaźnych
LokalizacjaWarszawaMożliwość pomocy w zorganizowaniu obiektu przez PTW: sala WUM lub DSK (Dziecięcy Szpital Kliniczny, ul Żwirki Wigury 63A)
Liczba uczestników300-400 osóbRealna frekwencja będzie jednym z kluczowych czynników oceny organizacji przez Zarząd PTW w protokole końcowym.
Koszt uczestnictwaCzłonkowie PTW: bezpłatnie
Pozostali uczestnicy: 50 zł
Studenci 20 zł
Możliwość ubiegania się o indywidualne zwolnienie z opłaty zjazdowej przez Komitet Organizacyjny
Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwaWydrukowane:
– program konferencji
– konspekt wykładów (przezrocza)
– certyfikat z punktami edukacyjnymi
– mandaty na Walne Zebranie*
Możliwość dodania publikacji PTW do materiałów.
*tylko dla uczestników Walnego Zebrania PTW
Sponsoring konferencjiPozyskiwanie sponsorów i finansowania leży po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy):
– sprzedaż powierzchni wystawienniczej w strefie expo*
– możliwość dodania materiałów promocyjnych do materiałów konferencyjnych*
– sesji satelitarnych nie przewidujemy
* Inne metody do uzgodnienia z Komitetem Naukowym i Organizacyjnym.
Rekrutacja uczestników, zaproszenie gości i promocja konferencjiPo stronie zleceniobiorcy (wykonawcy)W ofercie należy opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (koszty i efektywność)
Posiłki2 przerwy kawowe
Lunch (do uzgodnienia, jednodaniowy)
Lunch dla zarządu PTW, wykładowców oraz przewodniczących sesji. Do uzgodnienia lunch dla członków biorących udział w Walnym Zebraniu
Hotele dla wykładowcówOrganizacja po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) w ramach budżetu konferencji
Hotele dla uczestnikówSposób organizacji do decyzji wykonawcy (na koszt uczestników)
Plan minimum: wynegocjowanie zniżek
W ofercie należy zamieścić informację o możliwości rezerwacji noclegu na koszt uczestnika
Planowany budżetPlanowane przychody i wydatkiW ofercie należy podać przybliżony kosztorys i wynik finansowy
Kwota dla PTW15% przychodówW ofercie należy podać kwotę i termin przelania środków na konto PTW
Punkty edukacyjnetak; zgodnie z rozporządzeniem MZ; po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy)
Certyfikat ukończenia warsztatów tak sformułowany by pełnił rolę zaświadczenia o szkoleniu ze szczepień
Dla uczestników i wykładowców
Zasada współpracyUmowa pomiędzy PTW, a zleceniobiorcą (wykonawcą) na organizację konferencjiPTW zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez zleceniobiorcę (wykonawcę).
Podpisanie umowy do miesiąca po ogłoszeniu wyników konkursu.
Inne oczekiwania wobec zleceniobiorcy (wykonawcy)– Obsługa techniczna konferencji (projektory, nagłośnienie, wskaźniki laserowe, laptop i drukarka na walnym zebraniu, ew. dostęp do Internetu), rejestracja uczestników, ankieta oceny wykładowców i organizacji konferencji, strona internetowa konferencji
– Propozycja turystyczno-kulturalna dla uczestników i osób towarzyszących*
Pomoc w organizacji Walnego Zebrania
– * na koszt zainteresowanych
20 lat Polskiego Towarzystwa Wakcynologii