KONKURS OFERT NA ŁĄCZNĄ ORGANIZACJĘ 2 WYDARZEŃ:
WARSZTATÓW POLSKIEGO TOWARZYSTWA WAKCYNOLOGII z Walnym Zebraniem PTW w Warszawie w dniu 02.03.2019 r. ( załącznik nr 1 )
oraz
VIII KRAJOWEJ KONFERENCJI NAUKOWO-SZKOLENIOWEJ POLSKIEGO TOWARZYSTWA WAKCYNOLOGII W POZNANIU W TERMINIE – X – XI. 2019 r. ( załącznik nr 2 )
Ostateczny termin nadsyłania ofert: 06.07.2018 r. (godz. 24.00) – decyduje data otrzymania
Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): 13.07.2018 r.
PTW zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu do dnia 13.07.2018 r. bez podania przyczyny
Proszę o kierowanie pisemnych ofert wraz z kosztorysem, uwzględniających minimalne wymagania ofertowe (szczegóły – patrz tab.):
1) pocztą elektroniczną na adres: ilona-malecka@wp.pl oraz: ernest.kuchar@gmail.com
lub
2) pocztą kurierską na adres:
Polskie Towarzystwo Wakcynologii Oddział Obserwacyjno-Izolacyjny
Szpital Pediatryczny WUM
ul.Żwirki i Wigury 63A
02-091 Warszawa
parter, pokój 125 OC
Tel. sekretariat 22 3179231, fax: 22 3179232
oraz
Polskie Towarzystwo Wakcynologii
Katedra i Zakład Profilaktyki Zdrowotnej
ul. H. Święcickiego 6, 60-781 Poznań
tel. sekretariat 61 8546577, fax 61 8546578
2
Załącznik nr 1
KONKURS OFERT NA ORGANIZACJĘ WARSZTATÓW POLSKIEGO TOWARZYSTWA WAKCYNOLOGII oraz Walnego Zebrania PTW w Warszawie w dniu 02.03.2019 r.
Roboczy tytuł: „Szczepienia ochronne w chorobach kardiologicznych i endokrynologicznych„
Przewodniczący Komitetu Naukowego i Organizacyjnego:
dr hab. med. Ernest Kuchar ( Warszawski Uniwersytet Medyczny )
| Parametr | Oczekiwania | Uwagi |
| Charakter wydarzenia naukowo-szkoleniowego | Ogólnopolskie Warsztaty: program naukowy opracowany przez Komitet Naukowy prezentujący najistotniejsze zagadnienia dotyczące zasad wykonywania szczepień ochronnych u pacjentów z chorobami kardiologicznymi i endokrynologicznymi w formie:· wykładów; · paneli dyskusyjnych z udziałem zaproszonych ekspertów; Walne zebranie członków PTW (po warsztatach) | Po zakończeniu programu naukowo-szkoleniowego Walne Zebranie PTW. Konieczna obsługa prawna przez kancelarię prawną wskazaną przez PTW |
| Zleceniodawca (organizator) | Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii Klinika Pediatrii z Oddziałem Obserwacyjnym WUM w Warszawie | Kontakt w sprawie ofert: Przewodniczący Zarządu PTW dr hab. med. Ernest Kuchar email: ernest.kuchar@gmail.com |
| Podmioty odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowców oraz panelistów | Komitet Naukowy Warsztatów Wakcynologicznych oraz Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii | Bez honorariów dla wykładowców członków PTW, honoraria dla wykładowców zaproszonych spoza PTW- 1200 zł netto. Zleceniodawca pokrywa koszt przejazdów oraz zakwaterowania. |
| Czas trwania | 1 dzień | W godz.: 10:00 -18:00 warsztaty: 10.00-15.00 lunch: 15.00-16.00 Walne Zebranie Wyborcze PTW: 16.00-17.30 |
| Data | 02.03.2019 r. | sobota |
| Grupa docelowa | członkowie PTW dodatkowo: pediatrzy, lekarze rodzinni, kardiolodzy, endokrynolodzy, pielęgniarki, położne, pracownicy stacji sanitarno-epidemiologicznych, studenci medycyny | W ofercie należy wymienić liczbę lekarzy poszczególnych specjalności (spośród podanych obok) i pielęgniarek do których oferent ma dotarcie przez własną bazę teleadresową, Realna frekwencja będzie głównym czynnikiem oceny organizacji warsztatów przez zarząd PTW. |
| Lokalizacja | Warszawa | rezerwacja sali po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) |
| Liczba uczestników | Do 200 osób | |
| Koszt uczestnictwa | Dla członków PTW- bezpłatnie | Stałą opłata dla pozostałych uczestników – 50 zł. 50% zniżka dla pielęgniarek i studentów medycyny. |
| Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwa | po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | Recenzja i zatwierdzenie materiałów przez Komitety Naukowy i Organizacyjny. W ofercie należy opisać planowane materiały szkoleniowe (np. przezrocza wykładowe drukowane, lub w wersji elektronicznej, inne; cz/b lub kolor; torba, teczka, segregator itp.) |
| Sponsoring konferencji | pozyskiwanie sponsorów i finansowania po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | W ofercie należy opisać planowane źródła i sposób budowania budżetu oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie. |
| Rekrutacja uczestników, zaproszenie gości i promocja konferencji | po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | W ofercie należy opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (efektywność) – z uwzględnieniem konferencji o tematyce wakcynologicznej i kardiologicznej/endokrynologicznej . |
| Catering | kanapki, ciastka, kawa, herbata, woda – przerwie w trakcie warsztatów
| zatwierdzany przez Komitet Organizacyjny |
| Hotele dla uczestników | organizacja po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy); opłaty po stronie uczestników konferencji | w ofercie należy zamieścić informację o sposobie rozwiązania problemu noclegów i ew. zniżkach dla uczestników konferencji. |
| Planowany budżet | planowane przychody i wydatki | w ofercie należy podać przybliżony kosztorys (z rozbiciem na poszczególne elementy kosztu, z wyszczególnieniem w osobnym punkcie kosztów własnych wykonawcy poniesionych w związku z organizacją warsztatów) |
| Kwota dla PTW | 15% przychodu | w ofercie należy podać kwotę; termin przelania środków na konto PTW do 60 dni po warsztatach. PTW zastrzega sobie prawo wglądu w dokumenty przychodowe.. |
| Punkty edukacyjne | tak; zgodnie z rozporządzeniem MZ; po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy). Certyfikat uczestnictwa tak sformułowany by spełniał rolę zaświadczenia o szkoleniu ze szczepień | dla uczestników i wykładowców |
| Zasada współpracy | Umowa pomiędzy PTW a zleceniobiorcą na organizację warsztatów i Walnego Zebrania członków (zapisy umowy muszą się zgadzać z przedstawionymi w ofercie konkursowej) | PTW zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez zleceniobiorcę (wykonawcę). podpisanie umowy do 30 dni po ogłoszeniu wyników konkursu. |
| Inne oczekiwania wobec zleceniobiorcy (wykonawcy) | Kompletna obsługa techniczna konferencji (z bezprzewodowym dostępem do Internetu), rzutniki, nagłośnienie, wskaźniki laserowe, laptop. Rejestracja uczestników, ankieta oceny wykładowców i organizacji konferencji, strona internetowa konferencji, cykliczne (raz w miesiącu) sprawozdania z postępu prac organizacyjnych składane Komitetowi Organizacyjnemu. Budżet konferencji przewiduje rezerwę 3000 zł na nieoczekiwane wydatki. | Pomoc w organizacji walnego zebrania PTW |
5
Załącznik nr 2
KONKURS OFERT NA ORGANIZACJĘ VIII KRAJOWEJ KONFERENCJI Naukowo-Szkoleniowej PTW W POZNANIU W TERMINIE – X – XI. 2019 R.
Roboczy tytuł: VIII Krajowa Konferencja Polskiego Towarzystwa Wakcynologii w Poznaniu
Przewodniczący Komitetu Naukowego: prof. dr hab. med. Jacek Wysocki (Uniwersytet Medyczny w Poznaniu )
Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego: prof. dr hab. med. Jacek Wysocki (Uniwersytet Medyczny w Poznaniu )
Wymagania szczegółowe:
Parametr | Oczekiwania | Uwagi |
| Charakter wydarzenia naukowo-szkoleniowego | VIII Krajowa Konferencja Naukowo-Szkoleniowa PTW: program naukowy prezentujący najnowsze osiągnięcia i doniesienia naukowe i szkoleniowe z dziedziny wakcynologii w formie:
opracowany przez Komitet Naukowy Dodatkowo ewentualnie sesje satelitarne w wyznaczonym przez Komitet Naukowy czasie (poza programem naukowym Zjazdu). | |
| Zleceniodawca (organizator) | Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii | kontakt: Przewodniczący Zarządu PTW Przewodniczący Komitetu Naukowego i Organizacyjnego prof. dr hab. med. Jacek Wysocki jwysocki@ump.edu.pl |
| Podmioty odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowców oraz panelistów | Komitet Naukowy Konferencji oraz Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii | Honoraria dla wykładowców zaproszonych spoza PTW 1200 zł netto, Bez honorariów dla wykładowców, panelistów i przewodniczących sesji z PTW, ale z pokryciem kosztu ich uczestnictwa obejmującego zwrot kosztów przejazdów oraz zakwaterowanie po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy). |
| Czas trwania | 3 dni | od wczesnego popołudnia 1. dnia, ( czwartek ) do popołudnia 3. dnia ( sobota) |
| Data | X-XI.2019 r. – w zależności od dostępności sali | czwartek/piątek/sobota |
| Grupa docelowa | członkowie PTW | dodatkowo lekarze pediatrzy, lekarze rodzinni, lekarze specjaliści różnych dziedzin medycyny zainteresowani zagadnieniem szczepień, pielęgniarki, pracownicy stacji sanitarno-epidemiologicznych, położne, studenci medycyny |
| Lokalizacja | Poznań | Wstępna rezerwacja: |
| Liczba uczestników | 500-600 osób | |
| Koszt uczestnictwa | Opłata (pierwszy termin: lekarze 300 zł: pielęgniarki i studenci – 200 zł) | Zniżka 50% dla członków PTW opłacających udział indywidualnie (obowiązuje przy pierwszym /wczesnym terminie rejestracji) goście honorowi (maks. Do 15 osób) i Zarząd PTW oraz Komisja Rewizyjna (11 osób) – bezpłatnie (nocleg i zwrot kosztów przejazdu po stronie zleceniodawcy [wykonawcy]) 30% zniżka ew. dofinansowania dla pielęgniarek. |
| Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwa | po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | Recenzja i zatwierdzenie materiałów przez Komitety Naukowy i Organizacyjny. W ofercie należy opisać planowane materiały szkoleniowe (np. przezrocza wykładowe, pendrive, wydanie specjalne czasopisma, inne; cz/b lub kolor; torba, teczka, segregator itp.) |
| Sponsoring konferencji | pozyskiwanie sponsorów i finansowania po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy). Preferowane firmy skuteczne w pozyskiwaniu funduszy spoza sektora szczepionek. | Możliwe sesje satelitarne, sprzedaż powierzchni wystawienniczej, dodawanie materiałów promocyjnych do materiałów konferencyjnych. Inn sposoby do uzgodnienia komitetem Organizacyjnym |
| Sesje satelitarne | możliwe poza programem merytorycznym, nie równolegle (po stronie zleceniobiorcy/wykonawcy) | Po zatwierdzeniu przez Komitet Naukowy i Organizacyjny. Czytelnie oznakowane w programie i na miejscu obrad jako sesja satelitarna/promocyjna sponsora. Bez wystąpień promocyjnych (prezentacji firm) podczas programu merytorycznego. |
| Rekrutacja uczestników, zaproszenie gości i promocja konferencji | po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | W ofercie należy opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (efektywność). |
| Catering |
| zatwierdzany przez Komitet Organizacyjny |
| Program towarzyski | wydarzenie artystyczne (spektakl teatralny, operowy lub koncert) | Szczegóły do uzgodnienia z Komitetem Organizacyjnym |
| Hotele dla uczestników | organizacja po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy); opłaty po stronie uczestników konferencji | w ofercie należy zamieścić informację o sposobie rozwiązania problemu noclegów i ew. zniżkach dla uczestników konferencji. |
| Planowany budżet | planowane przychody i wydatki | W ofercie należy podać przybliżony kosztorys i wynik finansowy. Ponadto rezerwa 3000 zł na nieprzewidziane wydatki |
| Kwota dla Zleceniodawcy (PTW) | 15% przychodów | w ofercie należy podać planowaną kwotę i termin przelania środków na konto Zleceniodawcy (PTW). PTW zastrzega sobie prawo wglądu w dokumenty przychodowe konferencji. |
| Punkty edukacyjne | tak; zgodnie z rozporządzeniem MZ; po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy). Certyfikat spełniający wymogi zaświadczenia o odbyciu szkolenia z zakresu szczepień ochronnych | dla uczestników i wykładowców |
| Zasada współpracy | umowa pomiędzy Zleceniodawcy (PTW) a zleceniobiorcą (wykonawcą) na organizację Zjazdu | PTW zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez zleceniobiorcę (wykonawcę). Podpisanie umowy planowane w ciągu jednego miesiąca po ogłoszeniu wyników konkursu. |
| Inne oczekiwania wobec zleceniobiorcy (wykonawcy) |
|
