Zjazdy i konferencje

Treść strony

Treść artykułu

Sprawozdanie Komitetu Organizacyjnego IV Krajowej Konferencji Naukowo-Szkoleniowej PTW w Krakowie (24-26 listopada 2011 r.)

22/09/2016

Decyzję o wyborze Krakowa jako miejsca organizacji IV Konferencji Naukowej PTW podjęło w dniu 09.01.2010 r. w Krakowie Walne Zebranie Członków PTW (Uchwała Nr 10 pkt. 2). Decyzję tę podtrzymał w dniu 23 września 2010 Zarząd Główny PTW na posiedzeniu w Krakowie podejmując uchwałę nr 2, w której ustalono termin konferencji (24-26.11.2011 r.) oraz uchwałę nr 4, na podstawie której powołano dr med. Hannę Czajkę na Przewodniczącą Komitetu Organizacyjnego (KO) konferencji, upoważniając ją do ustalenia składu KO, a prof. Jacka Wysockiego na Przewodniczącego Komitetu Naukowego. Na tym samym posiedzeniu uchwałą nr 5 Zarząd Główny PTW powołał 3-osobową Komisję Konkursową, której zadaniem było wyłonienie organizatora konferencji w oparciu o wymagania ofertowe ustalone przez Zarząd Główny PTW na posiedzeniu w dniu 7 lipca 2010 r. we Wrocławiu, a następnie ogłoszone na stronie internetowej PTW w zapytaniu ofertowym i przesłane przez Przewodniczącego PTW prof. Leszka Szenborna wraz z zapytaniem ofertowym do kilku znanych firm specjalizujących się w organizacji konferencji.

Komisja Konkursowa w dniu 28.10.2010 r. przedstawiła Przewodniczącemu Zarządu PTW prof. Leszkowi Szenbornowi pisemne sprawozdanie, relacjonujące szczegółowo zasady i przebieg postępowania konkursowego, w wyniku którego organizatorem Konferencji została wybrana firma Termedia Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, która wobec wycofania dwóch pozostałych ofert, jako jedyna zaoferowała przeprowadzenie Konferencji w salach Audytorium Maximum Uniwersytetu Jagiellońskiego przy ul. Krupniczej w Krakowie oraz spełnienie innych wiodących kryteriów.

Na pierwszym spotkaniu przedstawicieli KO (H. Czajka, J. Mrukowicz) z reprezentacją firmy Termedia w dniu 14 grudnia 2010 r. w Krakowie, pracownicy Termedii poinformowali, że rezerwacja auli Audytorium Maximum w dniach, w których zaplanowano konferencję (a także w innych dogodnych terminach w 2011 r.) została zablokowana z uwagi na polską prezydencję w Unii Europejskiej. W związku z tym Termedia przedstawiła ofertę organizacji konferencji w nowym Centrum Konferencyjnym Gromada w Krakowie, które spełniało standardy założone dla konferencji, a którego otwarcie zaplanowano na czerwiec 2011 r. (niemal pół roku przed terminem konferencji). KO wstępnie zaakceptował tę propozycję, a na Walnym Zebraniu Członków PTW we Wrocławiu w dniu 15 marca 2011 r. Przewodnicząca KO Hanna Czajka poinformowała zebranych o wniosku Termedii dotyczącym przeniesienia lokalizacji Konferencji z Audytorium Maksimum do nowego Centrum Konferencyjnego Gromada przy ul. Orzechowej w Krakowie, którego otwarcie zapowiedziano na czerwiec 2011 r. Uczestniczący w Zebraniu członkowie Zarządu Głównego PTW nie zgłosili wobec tej propozycji zastrzeżeń.
Po negocjacjach i uzgodnieniach umowa z Termedią o organizację Konferencji została ostatecznie podpisana przez Przewodniczącego ZG PTW oraz Sekretarza ZG PTW w dniu 17 marca 2011.

Realizując postanowienia powołanej wyżej uchwały nr 2 Zarządu PTW z dnia 23.10.2010 na zaproszenie Przewodniczącej KO w jego skład weszli:
1. dr med. Jacek Mrukowicz – Zastępca (Polski Instytut Evidence Based Medicine, Medycyna Praktyczna, Kraków);
2. lek. med. Ewa Domaradzka (Poradnia Szczepień dla Dzieci z Grup Wysokiego Ryzyka, Wojewódzki Specjalistyczny Szpital Dziecięcy im. św. Ludwika, Kraków);
3. dr med. Ryszard Konior (Oddział Neuroinfekcji i Neurologii Dziecięcej Specjalistycznego Szpitala im. Jana Pawła II, Kraków) – członek Komisji Rewizyjnej PTW;
4. dr hab. med. Przemko Kwinta (Klinika i Katedra Pediatrii, DSK CMUJ, Kraków);
5. dr med. Dorota Pawlik (Klinika Neonatologii CMUJ, Kraków);
6. dr med. Dorota Mrożek (Katedra Epidemiologii CMUJ, Woj. Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna, Kraków);
7. dr med. Ilona Małecka (Katedra Profilaktyki Zdrowotnej, Uniwersytet Medyczny w Poznaniu);
8. lek. med. Wanda Wrzosek (Oddz. Neonatologiczny, ZOZ MSWiA, Kraków);
9. lek. med. Bożena Burzyńska (Oddział Neonatologii, Wojewódzki Specjalistyczny Szpital Dziecięcy im. św. Ludwika, Kraków);
10. dr med. Bogdan Podsiedlik (Specjalistyczny Gabinet Pediatryczny i Patologii Noworodka, Kraków).

KO dokonał podziału zadań pomiędzy członków i spotykał się cyklicznie w celu podsumowania postępu prac. Po podpisaniu umowy z Termedią w drugiej połowie marca 2011 r. uruchomiono stronę internetową konferencji, na której opublikowano podstawowe informacje organizacyjne, w tym ramowy program konferencji, szczegółowy program naukowy oraz cenę uczestnictwa w konferencji.

Zgodnie z programem zaakceptowanym przez Komitet Naukowy i KO, wzorem poprzednich konferencji PTW, w ostatnim dniu konferencji (sobota 26 listopada 2011 r.) po obradach zaplanowano sprawozdawczo-wyborcze Walne Zebranie Członków PTW, co wyraźnie zaznaczono w programie ramowym i szczegółowym na stronie internetowej konferencji oraz w kolejnych komunikatach rozsyłanych do członków PTW (listy, poczta elektroniczna). Zgodnie z kryteriami ofertowymi ustalonymi przez Zarząd Główny PTW, dla osób zapisujących się na konferencję do końca czerwca 2011 r. ustalono niski próg cenowy za udział w konferencji (400 zł), z dodatkową preferencyjną ulgą dla członków PTW (300 zł) i dodatkową 50% zniżką od tych cen dla pielęgniarek i studentów. 6 kwietnia 2011 r. wysłano na listę mailingową PTW komunikat o konferencji z adresem jej strony internetowej, w połowie kwietnia wysłano I Komunikat pocztą elektroniczną oraz listem poleconym do wszystkich członków PTW. Z preferencyjnej ceny uczestnictwa do końca czerwca 2011 r. zdecydowało się skorzystać około 20 osób.

Z uwagi na informację o istotnym opóźnieniu terminu oddana do użytkowania Centrum Konferencyjnego Gromada w Krakowie, które uniemożliwiło organizację konferencji w tym miejscu, 26 czerwca 2011 r. KO wezwał pisemnie firmę Termedia do przedstawienia formalnych gwarancji możliwości przeniesienia konferencji w inne miejsce w Krakowie. Z uwagi na brak satysfakcjonującej odpowiedzi, umowa zawarta z firmą Termedia uległa z mocy prawa samoistnemu wygaśnięciu, co dodatkowo usankcjonował Zarząd Główny PTW jednogłośną decyzją w głosowaniu z dnia 7 lipca 2011 r. W tym samym głosowaniu Zarząd Główny PTW upoważnił KO – z uwagi na nadzwyczajne okoliczności i późny czas – do samodzielnego wyboru nowego organizatora, tak aby możliwe było zorganizowanie konferencji w Krakowie w ustalonych datach przy zachowaniu innych istotnych dla PTW zapisów z umowy zawartej z firmą Termedia (i określonych w wymaganiach ofertowych) oraz zagwarantowaniu realizacji ustalonego przez Komitet Naukowy programu naukowego. KO zdołał znaleźć nowego organizatora konferencji, który zagwarantował możliwość jej przeprowadzenia w Muzeum Sztuki Współczesnej „MOCAK” w Krakowie przy ul. Lipowej 4. Choć nowoczesny gmach MOCAK to nie typowy obiekt konferencyjny (i ma pewne mankamenty), było to jedyne dostępne miejsce w Krakowie umożliwiające realizację programów naukowego i organizacyjnego zatwierdzonych wcześniej przez Zarząd Główny i Komitet Naukowy. Nowy organizator i przedstawione przez niego warunki zostały zaakceptowane jednogłośną decyzją Zarządu Głównego PTW, wyrażoną w formie uchwały podjętej w głosowaniu w pierwszym tygodniu lipca 2011 r. Na jej mocy w dniu 2 sierpnia 2011 r. podpisano umowę na organizację konferencji z firmą Symposium Cracoviense Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie. Warunki i zapisy nowej umowy pozostały niezmienione w stosunku do pierwotnego dokumentu podpisanego z firmą Termedia (z wyjątkiem miejsca obrad). KO zadbał również o utrzymanie ustalonych pierwotnie cen uczestnictwa, zagwarantowanie preferencyjnych cen osobom, które zapisały się do końca czerwca 2011 r. oraz realizację zaplanowanego bogatego programu naukowego, a także uzyskanie atrakcyjnych rabatów w hotelach dla uczestników konferencji.

Niezwłocznie po podpisaniu umowy uruchomiono kompletną stronę internetową konferencji z modułem do zgłaszania streszczeń prac oryginalnych, zasadami przygotowania i nadsyłania streszczeń, szczegółowym programem naukowym, informacjami organizacyjnymi, rezerwacją hoteli w przystępnych cenach (zróżnicowana oferta cenowa, w tym względnie tanie miejsca noclegowe i preferencyjne ceny dla uczestników konferencji) oraz ofertą kulturalną na piątkowy wieczór (25 listopada). Informację o zmianie organizatora i miejsca konferencji przesłano pocztą elektroniczną członkom PTW 10 sierpnia 2011 r. oraz opublikowano stosowny komunikat na stronie internetowej PTW, a 2 września na listę mailingową przesłano II Komunikat ze szczegółowym programem i aktualnymi informacjami (w tym ponownie o Walnym Zebraniu członków PTW). Kolejne informacje o konferencji przesłano członkom PTW pocztą elektroniczną 21 października. W dniu 4 listopada 2011 r. wysłano listy polecone do wszystkich członków PTW z zawiadomieniem o Walnym Zebraniu i porządkiem obrad, a dodatkowo w ten sam dzień zawiadomienie wysłano pocztą elektroniczną oraz w postaci komunikatu ogłoszono je na stronie internetowej PTW. W listopadzie 2 razy na listę mailingową trafił komunikat o Walnym Zebraniu i możliwości zgłaszania kandydatur do Zarządu i Komisji Rewizyjnej.

Specjalny list do uczestników Konferencji skierował Prezydent Rzeczpospolitej Polskiej Bronisław Komorowski, zaś patronaty honorowe nad Konferencją zechcieli objąć Główny Inspektor Sanitarny – Minister Przemysław Biliński, Marszałek Województwa Małopolskiego – Marek Sowa, Prezydent Miasta Krakowa – prof. Jacek Majchrowski oraz Rektor Uniwersytetu Jagiellońskiego – prof. Karol Musioł.

Dzięki sprawnej współpracy KO i nowego organizatora – pomimo wyjątkowej i awaryjnej sytuacji oraz krótkiego czasu na ostateczne przygotowania – udało się doprowadzić całe przedsięwzięcie do pomyślnego finału w ustalonym pierwotnie terminie 24-26 listopada 2011 r. w Muzeum Sztuki Współczesnej „MOCAK” w Krakowie przy ul. Lipowej 4, wraz z dwoma sympozjami przedkonferencyjnymi 23 listopada i sympozjum pokonferencyjnym dla rodziców i pacjentów 27 listopada (wszystkie w Hotelu Galaxy). Szczegółowy program naukowy IV Krajowej Konferencji PTW oraz sympozjów przed- i pokonferencyjnych jest dostępny w zakładce konferencji na stronie internetowej PTW. W konferencji wzięło udział 710 uczestników, w tym 76 zaproszonych gości (m.in. urzędnicy i kierownictwo Departamentu Matki i Dziecka MZ, GIS, dziennikarze). W ocenie uczestników, udokumentowanej ankietami przeprowadzonymi wśród nich przez organizatora, konferencja uzyskała notę ogólną „4,31” (w skali 0-5), wykładowcy uzyskali ocenę „4,55”, a miejsce obrad „3,49”. W pozostałych parametrach organizacji konferencji wszystkie oceny uczestników przekroczyły notę „4”, a koncert otwarcia w wykonaniu zespołu „Kroke” oceniono na „4,65”. Podobnie wysoko uczestnicy ocenili sprawność organizatorów w parametrach: rejestracja, oznakowanie sal, posiłki, hotele, materiały konferencyjne. KO wywiązał się również – działając w ramach swoich kompetencji – z powierzonych mu zadań związanych z organizacją sprawozdawczo-wyborczego Walnego Zebrania członków PTW w dniu 26 listopada 2011 r., zapewniając:
a) odpowiednią informację o miejscu, czasie i programie Walnego Zebrania, którą rozpowszechniano systematycznie i wielokrotnie od drugiej połowy marca 2011 r. do listopada 2011 r. (szczegółowe informacje powyżej);
b) salę obrad wraz z niezbędną infrastrukturą (m.in. rzutnik, komputer, drukarki);
c) listę obecności członków PTW i mandaty oraz rejestrację uczestników;
d) obecność radcy prawnego, który nadzorował przebieg obrad i wybory nowych władz;
e) posiłek i napoje dla uczestników Walnego Zebrania;
f) względnie niskie ceny zakwaterowania w hotelach dla uczestników konferencji (wybór noclegów w zróżnicowanych cenach).

KO przedstawił szczegółowe sprawozdanie z przygotowań i organizacji konferencji wraz z rozliczeniem finansowym Zarządowi Głównemu PTW i przedstawicielowi Komisji Rewizyjnej na posiedzeniu 13 stycznia 2012 r. w Warszawie. Zarząd Główny podjął jednogłośną uchwałę o przyjęciu sprawozdania KO. Rozliczenie konferencji przez organizatora
(Symposium Cracoviense) nastąpiło zgodnie z terminami zapisanymi w umowie. Pragniemy podziękować Zarządowi PTW za wsparcie i pomoc w realizacji naszych obowiązków oraz przekazać wyrazy uznania dla wszystkich zaangażowanych w przygotowanie i realizację konferencji członków Komitetów Organizacyjnego i Naukowego. Serdecznie dziękujemy także wszystkim członkom PTW, którzy uczestniczyli w konferencji. Kraków, dnia 6 lutego 2012 r.

 

dr med. Hanna Czajka dr med. Jacek Mrukowicz
Przewodnicząca Komitetu Organizacyjnego Zastępca Przewodniczącej Komitetu Organizacyjnego


Idź do góry
Jesteś członkiem PTW?
Zdobądź dostęp i korzystaj z własnego konta oraz forum.

Contact form

Chcesz zostać członkiem PTW?

Wypełnij formularz zgłoszeniowy.