Konkursy ofert

Treść strony

Treść artykułu

Konkurs ofert na organizację VII Krajowej Konferencji Naukowo-Szkoleniowej Polskiego Towarzystwa Wakcynologii (Gdańsk; druga połowa października lub listopad 2017 r.)

23/09/2016
WYNIKI KONKURSU

Do konkursu na organizację VII Krajowej Konferencji Naukowo-Szkoleniowej Polskiego Towarzystwa Wakcynologii w Gdańsku w listopadzie 2017 r. przystąpiło 5 firm.
W drodze głosowania komisja konkursowa jednogłośnie wybrała ofertę firmy Medical Experts.

Minimalne wymagania ofertowe

Ostateczny termin nadsyłania ofert: 16.08.2016 r. (godz. 24.00)

Oferty zawierające planowany kosztorys (z uwzględnieniem kosztów własnych wykonawcy w wyodrębnionym punkcie z wyszczególnieniem poszczególnych elementów należących do zadań wykonawcy) prosimy nadsyłać drogą poczty elektronicznej na następujące adres:joanna@kazubska.pl.

Konkurs rozstrzyga Komisja Konkursowa powołana przez Zarząd PTW.

Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): 31.08.2016 r.

Parametr Oczekiwania/wymagania Uwagi
Charakter wydarzenia naukowo-szkoleniowego VII Krajowa Konferencja Naukowo-Szkoleniowa PTW:
Program naukowy prezentujący najnowsze osiągnięcia i doniesienia naukowe oraz edukacyjne z dziedziny wakcynologii w formie:

  • wykładów;
  • zajęć warsztatowych i roboczych dyskusji z uczestnikami Zjazdu;
  • paneli dyskusyjnych z udziałem zaproszonych ekspertów;
  • prezentacji prac oryginalnych: sesji plakatowej, sesji doniesień ustnych opracowany przez Komitet Naukowy.

Dodatkowo ewentualnie sesje satelitarne w wyznaczonym przez Komitet Naukowy czasie (poza programem naukowym Zjazdu).

Zleceniodawca (organizator) Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii Kontakt w sprawie ofert:joanna@kazubska.pl
Podmiot odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowców Komitet Naukowy Honoraria dla wykładowców zaproszonych spoza PTW: 1200 zł netto
Bez honorariów dla wykładowców i przewodniczących sesji, członków PTW
Zleceniobiorca pokrywa koszt uczestnictwa wykładowców, przewodniczących sesji oraz Zarządu PTW i Komisji Rewizyjnej, obejmujący zwrot kosztów podróży oraz zakwaterowanie.
Czas trwania 3 dni od popołudnia 1. dnia, do popołudnia 3. dnia
Data Październik-listopad 2017 Czwartek-sobota
Grupa docelowa Członkowie PTW Lekarze pediatrzy, lekarze rodzinni, interniści, lekarze chorób zakaźnych, lekarze specjaliści różnych dziedzin medycyny zainteresowani zagadnieniem szczepień, pracownicy Stacji Sanitarno-Epidemiologicznych, pielęgniarki i położne, samorządowcy odpowiedzialni za programy zdrowotne, dziennikarze
Lokalizacja Gdańsk Wstępna rezerwacja dokonana przez Zleceniodawcę (Europejskie Centrum Solidarności) – możliwość skorzystania przez zleceniobiorcę (wykonawcę) z w/w rezerwacji;

w zarezerwowanej lokalizacji dodatkowo dostępne są także mniejsze sale na np. zajęcia warsztatowe lub jako sale satelitarne w przypadku ilości uczestników przekraczającej możliwości sali głównej (konieczne 2 takie dodatkowe sale)

Poza salami wykładowymi konieczne: powierzchnia wystawiennicza, miejsce przeznaczone na przerwy kawowe, pokój dla wykładowców

Liczba uczestników 400-600 osób Realna frekwencja będzie jednym z kluczowych kryteriów oceny organizacji przez Zarząd PTW.
Koszt uczestnictwa opłata (pierwszy termin: lekarze 300 zł; pielęgniarki i studenci – 200 zł) Zniżka 50% dla członków PTW opłacających udział indywidualnie (obowiązuje przy pierwszym/wczesnym terminie rejestracji)
goście honorowi (maks. do 15 osób) i Zarząd PTW oraz Komisja Rewizyjna (11 osób) – bezpłatnie (nocleg i zwrot kosztów przejazdu po stronie zleceniobiorcy [wykonawcy])
Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwa Po stronie zleceniobiorcy Recenzja i zatwierdzenie materiałów przez Komitety Naukowy i Organizacyjny. W ofercie należy opisać planowane materiały szkoleniowe (np. przezrocza wykładowe, wydanie specjalne czasopisma, wykłady na nośniku elektronicznym, inne; cz/b lub kolor; torba, teczka, segregator itp.)
Sponsoring konferencji Pozyskiwanie sponsorów i finansowania po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy); preferowane są firmy skuteczne w pozyskiwaniu funduszy także spoza sektora producentów szczepionek.
sprzedaż powierzchni wystawienniczej w strefie expo*
– możliwość dodania materiałów promocyjnych do materiałów konferencyjnych*
– sesje satelitarne
* Inne metody do uzgodnienia z Komitetem Naukowym i Organizacyjnym.
Rekrutacja uczestników, zaproszenie gości i promocja konferencji Po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) W ofercie należy opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (koszty i efektywność)
Sesje satelitarne Możliwe poza programem merytorycznym, nie równolegle Po zatwierdzeniu przez Komitet Naukowy. Czytelnie oznakowane w programie i na miejscu obrad jako sesja satelitarna/promocyjna sponsora. Bez wystąpień promocyjnych (prezentacji firm) podczas programu merytorycznego
Posiłki Zapewniający podstawowy komfort uczestnikom Szczegóły do uzgodnienia z Komitetem Organizacyjnym
Program towarzyski Wydarzenie artystyczne (np. spektakl teatralny, operowy lub koncert) Szczegóły do uzgodnienia z Komitetem Organizacyjnym
Hotele dla wykładowców Po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) w ramach budżetu konferencji.
Hotele dla uczestników Sposób organizacji do decyzji wykonawcy (na koszt uczestników)
Plan minimum: wynegocjowanie zniżek
W ofercie należy zamieścić informację o możliwości rezerwacji noclegu na koszt uczestnika
Planowany budżet Planowane przychody i wydatki W ofercie należy podać przybliżony kosztorys i wynik finansowy.
Rezerwa 3000 zł na nieprzewidziane wydatki
Kwota dla PTW 15% przychodów W ofercie należy podać planowaną kwotę i termin przelania środków na konto PTW.
PTW w umowie zastrzega sobie prawo do wglądu w przychód konferencji.
Punkty edukacyjne Zgodnie z rozporządzeniem MZ, formalności po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy)
certyfikat spełniający wymogi zaświadczenia o odbyciu szkolenia z zakresu szczepień ochronnych
Dla uczestników i wykładowców
Zasada współpracy Umowa pomiędzy PTW, a zleceniobiorcą (wykonawcą) na organizację konferencji PTW zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez zleceniobiorcę (wykonawcę). Podpisanie umowy do miesiąca po ogłoszeniu wyników konkursu
Inne oczekiwania wobec zleceniobiorcy (wykonawcy)
  • kompletna obsługa techniczna i logistyczna konferencji (z bezprzewodowym dostępem do Internetu)
  • rejestracja uczestników, ankieta oceny wykładowców i organizacji konferencji wraz z podsumowaniem jej wyników
  • przygotowanie i prowadzenie strony internetowej konferencji
  • organizacja zebrania Zarządu PTW w pierwszy dzień przed konferencją (optymalnie w miejscu zakwaterowania; maks. do 3 godzin)
  • dokumentacja fotograficzna oraz końcowy raport z realizacji zadania złożony Zarządowi PTW w ciągu 6 tygodni po konferencji. Raport końcowy powinien zawierać rozliczenie finansowe (z udokumentowaniem wpływów z konferencji).
Idź do góry
Jesteś członkiem PTW?
Zdobądź dostęp i korzystaj z własnego konta oraz forum.

Contact form

Chcesz zostać członkiem PTW?

Wypełnij formularz zgłoszeniowy.