| WYNIKI KONKURSU Do konkursu na organizację VII Krajowej Konferencji Naukowo-Szkoleniowej Polskiego Towarzystwa Wakcynologii w Gdańsku w listopadzie 2017 r. przystąpiło 5 firm. |
Minimalne wymagania ofertowe
Ostateczny termin nadsyłania ofert: 16.08.2016 r. (godz. 24.00)
Oferty zawierające planowany kosztorys (z uwzględnieniem kosztów własnych wykonawcy w wyodrębnionym punkcie z wyszczególnieniem poszczególnych elementów należących do zadań wykonawcy) prosimy nadsyłać drogą poczty elektronicznej na następujące adres:joanna@kazubska.pl.
Konkurs rozstrzyga Komisja Konkursowa powołana przez Zarząd PTW.
Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): 31.08.2016 r.
| Parametr | Oczekiwania/wymagania | Uwagi |
| Charakter wydarzenia naukowo-szkoleniowego | VII Krajowa Konferencja Naukowo-Szkoleniowa PTW: Program naukowy prezentujący najnowsze osiągnięcia i doniesienia naukowe oraz edukacyjne z dziedziny wakcynologii w formie:
Dodatkowo ewentualnie sesje satelitarne w wyznaczonym przez Komitet Naukowy czasie (poza programem naukowym Zjazdu). | |
| Zleceniodawca (organizator) | Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii | Kontakt w sprawie ofert:joanna@kazubska.pl |
| Podmiot odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowców | Komitet Naukowy | Honoraria dla wykładowców zaproszonych spoza PTW: 1200 zł netto Bez honorariów dla wykładowców i przewodniczących sesji, członków PTW Zleceniobiorca pokrywa koszt uczestnictwa wykładowców, przewodniczących sesji oraz Zarządu PTW i Komisji Rewizyjnej, obejmujący zwrot kosztów podróży oraz zakwaterowanie. |
| Czas trwania | 3 dni | od popołudnia 1. dnia, do popołudnia 3. dnia |
| Data | Październik-listopad 2017 | Czwartek-sobota |
| Grupa docelowa | Członkowie PTW | Lekarze pediatrzy, lekarze rodzinni, interniści, lekarze chorób zakaźnych, lekarze specjaliści różnych dziedzin medycyny zainteresowani zagadnieniem szczepień, pracownicy Stacji Sanitarno-Epidemiologicznych, pielęgniarki i położne, samorządowcy odpowiedzialni za programy zdrowotne, dziennikarze |
| Lokalizacja | Gdańsk | Wstępna rezerwacja dokonana przez Zleceniodawcę (Europejskie Centrum Solidarności) – możliwość skorzystania przez zleceniobiorcę (wykonawcę) z w/w rezerwacji; w zarezerwowanej lokalizacji dodatkowo dostępne są także mniejsze sale na np. zajęcia warsztatowe lub jako sale satelitarne w przypadku ilości uczestników przekraczającej możliwości sali głównej (konieczne 2 takie dodatkowe sale) Poza salami wykładowymi konieczne: powierzchnia wystawiennicza, miejsce przeznaczone na przerwy kawowe, pokój dla wykładowców |
| Liczba uczestników | 400-600 osób | Realna frekwencja będzie jednym z kluczowych kryteriów oceny organizacji przez Zarząd PTW. |
| Koszt uczestnictwa | opłata (pierwszy termin: lekarze 300 zł; pielęgniarki i studenci – 200 zł) | Zniżka 50% dla członków PTW opłacających udział indywidualnie (obowiązuje przy pierwszym/wczesnym terminie rejestracji) goście honorowi (maks. do 15 osób) i Zarząd PTW oraz Komisja Rewizyjna (11 osób) – bezpłatnie (nocleg i zwrot kosztów przejazdu po stronie zleceniobiorcy [wykonawcy]) |
| Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwa | Po stronie zleceniobiorcy | Recenzja i zatwierdzenie materiałów przez Komitety Naukowy i Organizacyjny. W ofercie należy opisać planowane materiały szkoleniowe (np. przezrocza wykładowe, wydanie specjalne czasopisma, wykłady na nośniku elektronicznym, inne; cz/b lub kolor; torba, teczka, segregator itp.) |
| Sponsoring konferencji | Pozyskiwanie sponsorów i finansowania po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy); preferowane są firmy skuteczne w pozyskiwaniu funduszy także spoza sektora producentów szczepionek. sprzedaż powierzchni wystawienniczej w strefie expo* – możliwość dodania materiałów promocyjnych do materiałów konferencyjnych* – sesje satelitarne | * Inne metody do uzgodnienia z Komitetem Naukowym i Organizacyjnym. |
| Rekrutacja uczestników, zaproszenie gości i promocja konferencji | Po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) | W ofercie należy opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (koszty i efektywność) |
| Sesje satelitarne | Możliwe poza programem merytorycznym, nie równolegle | Po zatwierdzeniu przez Komitet Naukowy. Czytelnie oznakowane w programie i na miejscu obrad jako sesja satelitarna/promocyjna sponsora. Bez wystąpień promocyjnych (prezentacji firm) podczas programu merytorycznego |
| Posiłki | Zapewniający podstawowy komfort uczestnikom | Szczegóły do uzgodnienia z Komitetem Organizacyjnym |
| Program towarzyski | Wydarzenie artystyczne (np. spektakl teatralny, operowy lub koncert) | Szczegóły do uzgodnienia z Komitetem Organizacyjnym |
| Hotele dla wykładowców | Po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) w ramach budżetu konferencji. | |
| Hotele dla uczestników | Sposób organizacji do decyzji wykonawcy (na koszt uczestników) Plan minimum: wynegocjowanie zniżek | W ofercie należy zamieścić informację o możliwości rezerwacji noclegu na koszt uczestnika |
| Planowany budżet | Planowane przychody i wydatki | W ofercie należy podać przybliżony kosztorys i wynik finansowy. Rezerwa 3000 zł na nieprzewidziane wydatki |
| Kwota dla PTW | 15% przychodów | W ofercie należy podać planowaną kwotę i termin przelania środków na konto PTW. PTW w umowie zastrzega sobie prawo do wglądu w przychód konferencji. |
| Punkty edukacyjne | Zgodnie z rozporządzeniem MZ, formalności po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) certyfikat spełniający wymogi zaświadczenia o odbyciu szkolenia z zakresu szczepień ochronnych | Dla uczestników i wykładowców |
| Zasada współpracy | Umowa pomiędzy PTW, a zleceniobiorcą (wykonawcą) na organizację konferencji | PTW zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez zleceniobiorcę (wykonawcę). Podpisanie umowy do miesiąca po ogłoszeniu wyników konkursu |
| Inne oczekiwania wobec zleceniobiorcy (wykonawcy) |
|
