Konkurs ofert na organizację V Ogólnopolskiego Zjazdu PTW w Lublinie (24-26 październik 2013 r.)

06/03/2013

Prosimy o kierowanie pisemnych ofert wraz z kosztorysem, uwzględniających minimalne wymagania ofertowe (szczegóły – w załączonej tabeli):

1) pocztą elektroniczną na adresy: hanna.czajka@onet.pl oraz jawysocki@pro.onet.pl
lub
2) pocztą kurierską na adres:
Polskie Towarzystwo Wakcynologii – Katedra Profilaktyki Zdrowotnej ul. Smoluchowskiego 11, 61-179 Poznań (tel. sekretariatu: 61 8612 243 / fax 61 8612 242)

Roboczy tytuł: V Ogólnopolski Zjazd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii w Lublinie

Przewodniczący Komitetu Naukowego: prof. dr hab. med. Leszek Szenborn (Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu, członek Zarządu PTW)

Przewodnicząca Komitetu Organizacyjnego: dr n. med. Barbara Hasiec -Ordynator Oddziału Chorób Zakaźnych Dziecięcych Szpitala Wojewódzkiego w Lublinie

Ostateczny termin nadsyłania ofert: 20.02.2013 r. (godz. 24.00)

Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): do 06.03.2013 r.

Wymagania szczegółowe:

Parametr Oczekiwania Uwagi
Charakter wydarzenia naukowo-szkoleniowego V Ogólnopolski Zjazd PTW: 
program naukowy prezentujący najnowsze osiągnięcia i doniesienia naukowe i szkoleniowe z dziedziny wakcynologii w formie:

  • wykładów;
  • zajęć warsztatowych i roboczych dyskusji z uczestnikami Zjazdu;
  • paneli dyskusyjnych z udziałem zaproszonych ekspertów;
  • prezentacji prac oryginalnych: sesji plakatowej, sesji doniesień ustnych

opracowany przez Komitet Naukowy
Dodatkowo ewentualnie sesje satelitarne w wyznaczonym przez Komitet Naukowy czasie (poza programem naukowym Zjazdu).

Zleceniodawca (organizator) Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii kontakt: Przewodniczący Zarządu PTW: prof. dr hab. med. Jacek Wysocki (e-mail:jawysocki@pro.onet.pl)
Podmioty odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowców oraz panelistów Komitet Naukowy Zjazdu oraz Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii bez honorariów dla wykładowców, panelistów i przewodniczących sesji, ale koszt ich uczestnictwa obejmujący zwrot kosztów przejazdów oraz zakwaterowanie po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy).
Czas trwania 3 dni od wczesnego popołudnia 1. dnia, do popołudnia 3. dnia
Data 24-26.10.2013 r. czwartek/piątek/sobota
Grupa docelowa członkowie PTW dodatkowo lekarze pediatrzy, lekarze rodzinni, lekarze specjaliści różnych dziedzin medycyny zainteresowani zagadnieniem szczepień, pielęgniarki, pracownicy stacji sanitarno-epidemiologicznych
Lokalizacja Lublin Wstępna rezerwacja:
Centrum Kongresowe UP w Lublinie, dokonana przez Zleceniodawcę – możliwość skorzystania przez zleceniobiorcę (wykonawcę) z w/w rezerwacji
Liczba uczestników 600- 800 osób
Koszt uczestnictwa opłata (250-450 zł) zniżka 30% dla członków PTW, 30 % zniżka ew. dofinansowanie dla pielęgniarek zniżka przy wczesnej rejestracji
Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwa po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) Recenzja i zatwierdzenie materiałów przez Komitety Naukowy i Organizacyjny.
W ofercie należy opisać planowane materiały szkoleniowe (np. przezrocza wykładowe, wydanie specjalne czasopisma, inne; cz/b lub kolor; torba, teczka, segregator itp.)
Sponsoring konferencji pozyskiwanie sponsorów i finansowania po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy)
Sesje satelitarne możliwe poza programem merytorycznym, nie równolegle (po stronie zleceniobiorcy/wykonawcy) Po zatwierdzeniu przez Komitet Naukowy i Organizacyjny.
Czytelnie oznakowane w programie i na miejscu obrad jako sesja satelitarna/promocyjna sponsora.
Bez wystąpień promocyjnych (prezentacji firm) podczas programu merytorycznego.
Rekrutacja uczestników, zaproszenie gości i promocja konferencji po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) W ofercie należy opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (efektywność).
Katering
  • kanapki, ciastka, kawa, herbata, woda, ciepły lunch drugiego i trzeciego dnia;
  • pierwszy dzień: wieczorny ciepły posiłek + wydarzenie artystyczne,
  • drugi dzień kolacja wieczorem
zatwierdzany przez Komitet Organizacyjny
Program towarzyski wydarzenie artystyczne (spektakl teatralny, operowy lub koncert) zatwierdzany przez Komitet Organizacyjny
Hotele dla uczestników organizacja po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy); opłaty po stronie uczestników konferencji w ofercie należy zamieścić informację o sposobie rozwiązania problemu noclegów i ew. zniżkach dla uczestników konferencji.
Planowany budżet planowane przychody i wydatki w ofercie należy podać przybliżony kosztorys
Kwota dla Zleceniodawcy (PTW) szacunkowo 20% przychodów z tytułu uczestnictwa i sponsoringu w ofercie należy podać kwotę i termin przelania środków na konto Zleceniodawcy (PTW)
Punkty edukacyjne tak; zgodnie z rozporządzeniem MZ; po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) dla uczestników i wykładowców
Zasada współpracy umowa pomiędzy Zleceniodawcy (PTW) a zleceniobiorcą (wykonawcą) na organizację Zjazdu PTW zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez zleceniobiorcę (wykonawcę). Podpisanie umowy planowane w ciągu jednego miesiąca po ogłoszeniu wyników konkursu.
Inne oczekiwania wobec zleceniobiorcy (wykonawcy) Kompletna obsługa techniczna konferencji (z bezprzewodowym dostępem do Internetu), rejestracja uczestników, ankieta oceny wykładowców i organizacji konferencji, strona internetowa konferencji