Konkurs ofert na organizację Konferencji warsztatowej PTW pt. „Szczepienia u dzieci z chorobami układu nerwowego” oraz Walnego Zebrania członków

14/08/2014
WYNIKI KONKURSU

Komisja Konkursowa w drodze głosowania wybrała ofertę firmy Symposium Cracoviensae.Zarząd PTW dziękuje wszystkim oferentom za zainteresowanie konkursem i zaprasza do udziału w kolejnych.

Konkurs ofert na organizację
Konferencji warsztatowej PTW pt. „Szczepienia u dzieci z chorobami układu nerwowego” oraz Walnego Zebrania członków (Wrocław, 10 stycznia 2015 r.)

Minimalne wymagania ofertowe

Roboczy tytuł: Konferencja warsztatowa Polskiego Towarzystwa Wakcynologii „Szczepienia u dzieci z chorobami układu nerwowego” (Wrocław, 10.01.2015 r.)
Przewodniczący Komitetu Naukowego: prof. Leszek Szenborn (Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu, członek Zarządu PTW)
Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego: Ernest Kuchar (Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu, członek Zarządu PTW)

Ostateczny termin nadsyłania ofert: 11.08.2014 r. (godz. 24.00)

Oferty zawierające planowany kosztorys (z uwzględnieniem kosztów wykonawcy w wyodrębnionym punkcie) prosimy nadsyłać drogą poczty elektronicznej na następujące adresy (oba): ilona-malecka@wp.pljoanna@kazubska.pl

Konkurs rozstrzyga Komisja Konkursowa powołana przez Zarząd PTW
Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): 14.08.2014 r.

Parametr Oczekiwania/wymagania Uwagi
Charakter wydarzenia naukowo-szkoleniowego Konferencja o charakterze warsztatowym
  • Po zakończeniu programu naukowo-szkoleniowego sprawozdawczo-wyborcze Walne Zebranie członków PTW
  • Konieczna obsługa prawna zebrania przez kancelarię wskazaną przez PTW
Zleceniodawca (organizator) Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologii Kontakt w sprawie ofert:
dr n. med. Ilona Małecka, członek Zarządu PTW
e-mail: ilona-malecka@wp.pl
dr n. med. Joanna Kazubska, Sekretarz Zarządu PTW
e-mail: joanna@kazubska.pl
Podmioty odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowców Komitet Naukowy Honoraria dla wykładowców zaproszonych spoza PTW: 1000 zł netto
Bez honorariów dla wykładowców i przewodniczących sesji, członków PTW
Zleceniobiorca pokrywa koszt uczestnictwa wykładowców, przewodniczących sesji oraz Zarządu PTW, obejmujący zwrot kosztów podróży oraz zakwaterowanie
Czas trwania 1 dzień Od godz. 8.30 do 17.00
Data 10.01.2015 r. sobota
Grupa docelowa lekarze: pediatrzy, rodzinni, neurolodzy dziecięcy, specjaliści rehabilitacji
inni: pielęgniarki, pracownicy stacji sanitarno-epidemiologicznych, rehabilitanci
lekarze specjaliści różnych dziedzin medycyny zainteresowani zagadnieniem szczepień (np. specjaliści chorób zakaźnych)
Lokalizacja Wrocław Możliwość pomocy w zorganizowaniu obiektu przez PTW
Liczba uczestników 250-300 osób Realna frekwencja będzie jednym z kluczowych czynników oceny organizacji przez Zarząd PTW w protokole końcowym.
Koszt uczestnictwa Członkowie PTW: bezpłatnie
Pozostali uczestnicy: 50 zł; pielęgniarki 25 zł
Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwa Wydrukowane:

  • program konferencji
  • konspekt wykładów (przezrocza)
  • certyfikat z punktami edukacyjnymi
  • mandaty na Walne Zebranie*
Możliwość dodania publikacji PTW do materiałów.
* tylko dla uczestników Walnego Zebrania PTW
Sponsoring konferencji Pozyskiwanie sponsorów i finansowania leży po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy):

  • sprzedaż powierzchni wystawienniczej w strefie expo*
  • możliwość dodania materiałów promocyjnych do materiałów konferencyjnych*
  • bez sesji satelitarnych.
* Inne metody do uzgodnienia z Komitetem Naukowym i Organizacyjnym.
Rekrutacja uczestników, zaproszenie gości i promocja konferencji Po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) W ofercie należy opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (koszty i efektywność)
Posiłki
  • 2 przerwy kawowe
  • lunch*
* Ew. lunch tylko dla członków PTW pozostających na Walne Zebranie, wykładowców oraz przewodniczących sesji.
Hotele dla wykładowców Organizacja po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) w ramach budżetu konferencji
Hotele dla uczestników Sposób organizacji do decyzji wykonawcy (na koszt uczestników)
Plan minimum: wynegocjowanie zniżek
W ofercie należy zamieścić informację o możliwości rezerwacji noclegu na koszt uczestnika
Planowany budżet Planowane przychody i wydatki W ofercie należy podać przybliżony kosztorys i wynik finansowy
Kwota dla PTW 15% przychodów W ofercie należy podać kwotę i termin przelania środków na konto PTW
Punkty edukacyjne tak; zgodnie z rozporządzeniem MZ; po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy) Dla uczestników i wykładowców
Zasada współpracy Umowa pomiędzy PTW, a zleceniobiorcą (wykonawcą) na organizację konferencji PTW zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez zleceniobiorcę (wykonawcę).
Podpisanie umowy do miesiąca po ogłoszeniu wyników konkursu.
Inne oczekiwania wobec zleceniobiorcy (wykonawcy)
  • Obsługa techniczna konferencji (projektory, nagłośnienie, wskaźniki laserowe, laptop i drukarka na walnym zebraniu, ew. dostęp do Internetu), rejestracja uczestników, ankieta oceny wykładowców i organizacji konferencji, strona internetowa konferencji
  • Propozycja turystyczno-kulturalna dla uczestników i osób towarzyszących*
Pomoc w organizacji Walnego Zebrania (wyborczego)
* na koszt zainteresowanych