Konkurs ofert na organizację IV Kongresu PTW w Krakowie (24-26 listopad 2011 r.)

23/09/2011
WYNIKI KONKURSU
Ustalenia Komisji Konkursowej PTW ds. wyłonienia organizatora IV Ogólnopolskiego Kongresu Polskiego Towarzystwa Wakcynologii w Krakowie, 24-26 listopada 2011.Komisja Konkursowa wyłoniła w przebiegu postępowania konkursowego ofertęfirmy TERMEDIA na organizację Kongresu w Krakowie.

KONKURS OFERT NA ORGANIZACJĘ IV OGÓLNOPOLSKIEGO KONGRESU POLSKIEGO
TOWARZYSTWA WAKCYNOLOOGII (KRAKÓW, 24-26 LISTOPADA 2011 R.)

Ostateczny termin nadsyłania ofert: 21.10.2010 r. (godz. 24.00)
Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): 03.11.2010 r.

Proszę o kierowanie pisemnych ofert wraz z kosztorysem, uwzględniających
minimalne wymagania ofertowe (szczegóły – patrz tab.):
1) pocztą elektroniczną na adres: szenborn@zak.am.wroc.pl
lub
2) pocztą kurierską na adres:
Polskie Towarzystwo Wakcynologii
Katedra i Klinika Pediatrii i Chorób Infekcyjnych
ul. Bujwida 44, 50-345 Wrocław
tel. sekretariat 071 770 31 51, fax 071 770 31 52

Roboczy tytuł: IV Kongres Polskiego Towarzystwa Wakcynologii w Krakowie
Przewodniczący Komitetu Naukowego: prof. dr hab. med. Jacek Wysocki (Uniwersytet Medyczny w Poznaniu, członek Zarządu PTW)
Przewodnicząca Komitetu Organizacyjnego: dr n. med. Hanna Czajka (Wojewódzki Specjalistyczny Szpital Dziecięcy im. św. Ludwika w Krakowie, sekretarz Zarządu PTW)
Ostateczny termin nadsyłania ofert: 21.10.2010 r. (godz. 24.00)
Termin rozstrzygnięcia konkursu i wyłonienia zleceniobiorcy (wykonawcy): do 03.11.2010 r.

ParametrOczekiwania/wymaganiaUwagi
Charakter wydarzenia naukowo-szkoleniowegoOgólnopolski IV Zjazd PTW:
program naukowy opracowany przez Komitet Naukowy prezentujący najnowsze osiągnięcia i doniesienia naukowe i szkoleniowe z dziedziny wakcynologii w formie:

  • wykładów;
  • zajęć warsztatowych i roboczych dyskusji z uczestnikami Zjazdu;
  • paneli dyskusyjnych z udziałem zaproszonych ekspertów;
  • prezentacja prac oryginalnych: sesja plakatowa, sesja doniesień ustnych
    Dodatkowo sesje satelitarne w wyznaczonym przez Komitet Naukowy czasie (poza programem naukowym zjazdu).
  • poza programem naukowym sprawozdawczo-wyborcze posiedzenie plenarne członków PTW (w czasie 2 godzinnego posiedzenia nie będzie programu naukowego ani sesji satelitarnych)
  • Potrzebna obsługa prawna posiedzenia (Kancelaria Sanecki&Kowalik, Kraków) – uzgodnienia po stronie PTW
Zleceniodawca (organizator)Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologiikontakt: Przewodniczący Zarządu PTW
prof. dr hab. med. Leszek Szenborn – Klinika Pediatrii i Chorób Infekcyjnych AM we Wrocławiu
e-mail: szenborn@zak.am.wroc.pl
tel: 71/770 31 51
Podmioty odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowców oraz panelistówKomitet Naukowy Zjazdu oraz Zarząd Polskiego Towarzystwa Wakcynologiibez honorariów dla wykładowców, panelistów i przewodniczących sesji, ale koszt ich uczestnictwa obejmujący zwrot kosztów przejazdów oraz zakwaterowanie po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy).
Czas trwania3 dniod wczesnego popołudnia 1. dnia, do popołudnia 3. dnia
Data24-26.11.2011czwartek/piątek/sobota
Grupa docelowaczłonkowie PTWdodatkowo lekarze pediatrzy, lekarze rodzinni, lekarze specjaliści różnych dziedzin medycyny zainteresowani zagadnieniem szczepień, pielęgniarki, pracownicy stacji sanitarno-epidemiologicznych,
LokalizacjaKraków
Liczba uczestników1000-1500 osób
Koszt uczestnictwaopłata (250-450 zł)zniżka 30% dla członków PTW, 50 % zniżka ew. dofinansowanie dla pielęgniarek
Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwapo stronie zleceniobiorcy (wykonawcy)Recenzja i zatwierdzenie materiałów przez Komitety Naukowy i Organizacyjny.
W ofercie należy opisać planowane materiały szkoleniowe (np. przezrocza wykładowe, wydanie specjalne czasopisma, inne; cz/b lub kolor; torba, teczka, segregator itp.)
Sponsoring konferencjipozyskiwanie sponsorów i finansowania po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy)
Sesje satelitarnemożliwe poza programem merytorycznym, nie równolegle (po stronie zleceniobiorcy/wykonawcy)Po zatwierdzeniu przez Komitet Naukowy i Organizacyjny. Czytelnie oznakowane w programie i na miejscu obrad jako sesja satelitarna/promocyjna sponsora.
Bez wystąpień promocyjnych (prezentacji firm) podczas programu merytorycznego.
Rekrutacja uczestników, zaproszenie gości i promocja konferencjipo stronie zleceniobiorcy (wykonawcy)W ofercie należy opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (efektywność).
Katering
  • kanapki, ciastka, kawa, herbata, woda, ciepły lunch drugiego i trzeciego dnia;
  • pierwszy dzień: wieczorny ciepły posiłek + wydarzenie artystyczne,
  • drugi dzień kolacja wieczorem
zatwierdzany przez Komitet Organizacyjny
Program towarzyskiwydarzenie artystyczne (spektakl teatralny, operowy lub koncert)zatwierdzany przez Komitet Organizacyjny
Hotele dla uczestnikóworganizacja po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy); opłaty po stronie uczestników konferencjiw ofercie należy zamieścić informację o sposobie rozwiązania problemu noclegów i ew. zniżkach dla uczestników konferencji.
Planowany budżetplanowane przychody i wydatkiw ofercie należy podać przybliżony kosztorys
Kwota dla PTWszacunkowo 20% przychodów z tytułu uczestnictwa i sponsoringuw ofercie należy podać kwotę i termin przelania środków na konto PTW
Punkty edukacyjnetak; zgodnie z rozporządzeniem MZ; po stronie zleceniobiorcy (wykonawcy)dla uczestników i wykładowców
Zasada współpracyumowa pomiędzy PTW a zleceniobiorcą na organizację tej konferencjiPTW zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez zleceniobiorcę (wykonawcę).
podpisanie umowy do miesiąca po ogłoszeniu wyników konkursu.
Inne oczekiwania wobec zleceniobiorcy (wykonawcy)Kompletna obsługa techniczna konferencji (z bezprzewodowym dostępem do Internetu), rejestracja uczestników, ankieta oceny wykładowców i organizacji konferencji, strona internetowa konferencji
20 lat Polskiego Towarzystwa Wakcynologii